Rechtliches
Datenschutzerklärung
Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst. Hier erfahren Sie, welche Daten wir auf dieser Website, bei Anfragen über unser Buchungsformular und als Kunde verarbeiten, wozu wir das tun und welche Rechte Sie haben.
Inhalt
- Verantwortlicher
- Überblick
- Hosting und Server-Logfiles
- Cookies und Einwilligung
- Schriftarten
- Kontaktaufnahme und Kontaktformular
- Buchungsformular und Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz
- Google reCAPTCHA
- Übersetzung der Website (GTranslate)
- Barrierefreiheit und Vorlesefunktion
- Kunden und Vertragsdurchführung
- E-Mail-Versand
- Empfänger Ihrer Daten
- Wie lange wir Daten speichern
- Ihre Rechte
- Keine automatisierte Entscheidung
- Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Leistungen ist:
Postbox-Germany, ein Zweig der A1 Buchhaltung
Inhaber: N. Puhl
Duisburg — die vollständige Anschrift finden Sie im Impressum
E-Mail: info@postbox-germany.com
Telefon: 0203 552 466 52
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, schreiben Sie uns einfach an diese E-Mail-Adresse.
Überblick
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, uns kontaktieren, über unser Buchungsformular eine Leistung anfragen oder Kunde bei uns werden. Personenbezogene Daten sind alle Angaben, die sich auf Sie als Person beziehen lassen, etwa Name, Anschrift, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse.
Wir verarbeiten Ihre Daten nur, soweit eine Rechtsgrundlage besteht. In Frage kommen vor allem: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags (lit. b), eine rechtliche Pflicht, etwa nach dem Geldwäschegesetz oder dem Steuerrecht (lit. c), und unser berechtigtes Interesse (lit. f), zum Beispiel an einem sicheren Betrieb der Website.
Hosting und Server-Logfiles
Die Website wird auf einem Server in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Den technischen Betrieb übernimmt ein Dienstleister, der in unserem Auftrag tätig ist und an unsere Weisungen gebunden ist (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).
Bei jedem Aufruf speichert der Webserver automatisch Zugriffsdaten in sogenannten Logfiles: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem. Diese Daten brauchen wir, um die Website auszuliefern, Fehler zu finden und Angriffe abzuwehren. Zum Schutz vor Missbrauch werden IP-Adressen, von denen auffällig viele Anfragen kommen, vorübergehend gesperrt.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden wöchentlich weitergeschaltet und nach vier Wochen automatisch gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.
Die Verbindung zu unserer Website ist per TLS verschlüsselt. Sie erkennen das am Schloss-Symbol und an „https://“ in der Adresszeile.
Cookies und Einwilligung
Für den Betrieb der Website setzen wir technisch notwendige Cookies und ähnliche Speichertechniken ein, etwa um Ihre Auswahl im Cookie-Banner zu speichern. Rechtsgrundlage dafür ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Alles, was nicht unbedingt erforderlich ist, setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Einwilligung holen wir über ein Cookie-Banner ein, das mit dem WordPress-Plugin Complianz auf unserem eigenen Server läuft. Ihre Auswahl wird in einem Cookie in Ihrem Browser gespeichert; Sie können sie jederzeit ändern oder widerrufen. Welche Cookies im Einzelnen gesetzt werden, steht in unserer Cookie-Richtlinie.
Einen Webanalysedienst wie Google Analytics und Werbe- oder Tracking-Cookies setzen wir nicht ein.
Schriftarten
Die auf dieser Website verwendete Schriftart wird von unserem eigenen Server geladen. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Servern von Google oder anderen Schriftanbietern aufgebaut.
Kontaktaufnahme und Kontaktformular
Wenn Sie uns per E-Mail, telefonisch oder über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben — in der Regel Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer und Ihre Nachricht —, um Ihre Anfrage zu beantworten. Die Eingaben im Kontaktformular werden per E-Mail an unser Postfach übermittelt und nicht in der Datenbank der Website gespeichert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (lit. f). Wir löschen Anfragen, wenn sie erledigt sind, spätestens nach zwölf Monaten, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder daraus ein Vertrag entsteht.
Buchungsformular und Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz
Über unsere Seite Buchung können Sie das Virtual Office, das Shared Office, den Konferenzraum und die virtuelle Telefonanlage anfragen. Mit dem Absenden ist noch kein Vertrag geschlossen; wir prüfen Ihre Angaben und schicken Ihnen Angebot und Vertrag.
Welche Daten wir abfragen, hängt von Ihrer Auswahl ab:
- für alle Anfragen: gewünschte Leistung und Zeitraum, Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, bei Firmen Firmenname, Rechtsform, Registerangaben und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, freiwillig eine Nachricht und die Angabe, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind;
- zusätzlich beim Virtual Office die Angaben, die wir als Anbieter von Geschäftsadressen nach dem Geldwäschegesetz (GwG) erheben müssen: Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Art, Nummer und ausstellende Behörde des Ausweisdokuments, Angaben zu Vertretern, zu wirtschaftlich Berechtigten und dazu, ob Sie eine politisch exponierte Person sind.
So läuft die Verarbeitung ab: Ihre Eingaben werden verschlüsselt an unseren Server übertragen. Dort entsteht daraus ein PDF-Dokument, das per E-Mail an unser Postfach und als Eingangsbestätigung an Ihre E-Mail-Adresse geht. Die PDF-Datei wird unmittelbar nach dem Versand vom Server gelöscht; eine Speicherung in der Datenbank der Website findet nicht statt. Damit Sie das Formular unterbrechen können, wird ein Zwischenstand im Sitzungsspeicher (sessionStorage) Ihres Browsers abgelegt. Er wird gelöscht, wenn Sie das Formular absenden, abbrechen oder das Browserfenster schließen.
Zum Schutz vor automatisierten Massenanfragen speichern wir für eine Stunde eine verschlüsselte Prüfsumme (Hash) Ihrer IP-Adresse, aus der sich die Adresse selbst nicht zurückrechnen lässt, und setzen Google reCAPTCHA ein (siehe unten).
Für den Vertragsschluss benötigen wir außerdem eine Kopie Ihres Ausweises, bei Gesellschaften einen aktuellen Handelsregisterauszug und einen Auszug aus dem Transparenzregister, bei einer GbR den Gesellschaftsvertrag. Diese Unterlagen schicken Sie uns als Antwort auf die Eingangsbestätigung.
Rechtsgrundlagen sind die Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, für die Identifizierung, unsere Pflichten aus §§ 10 bis 12 GwG (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die nach dem GwG erhobenen Angaben und Unterlagen bewahren wir fünf Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung auf (§ 8 Abs. 4 GwG). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Angaben spätestens sechs Monate nach Abschluss der Anfrage, sofern keine gesetzliche Pflicht entgegensteht. Die Angaben sind erforderlich: Ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten und mit Ihnen keinen Vertrag schließen.
Google reCAPTCHA
Im Kontaktformular und im Buchungsformular nutzen wir den Dienst reCAPTCHA der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. reCAPTCHA prüft, ob eine Eingabe von einem Menschen stammt, und schützt unsere Formulare so vor Spam und automatisiertem Missbrauch.
Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, die aufgerufene Seite sowie Informationen zu Ihrer Interaktion mit dem Prüffeld an Google übermittelt; reCAPTCHA kann dafür Cookies setzen. Eine Übermittlung in die USA ist nicht ausgeschlossen. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die EU-Kommission hat für zertifizierte Unternehmen ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Formulare (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.
Übersetzung der Website (GTranslate)
Über die Flaggen am Seitenrand können Sie die Website in andere Sprachen übersetzen lassen. Dafür nutzen wir das Plugin GTranslate. Sobald Sie mit der Seite interagieren, lädt das Plugin Programmcode und Flaggensymbole vom Server cdn.gtranslate.net; dabei wird Ihre IP-Adresse an diesen Server übermittelt. Wählen Sie eine andere Sprache, übernimmt der Übersetzungsdienst von Google (Google Ireland Limited) die Übersetzung; dabei werden Ihre IP-Adresse und der Inhalt der aufgerufenen Seite an Google übermittelt, auch eine Übermittlung in die USA ist möglich.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Besuchern aus dem Ausland die Inhalte verständlich anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Übersetzung selbst lösen Sie durch Ihre Sprachwahl aus. Wenn Sie keine Übersetzung wählen, findet keine Übermittlung an Google statt.
Barrierefreiheit und Vorlesefunktion
Die Werkzeuge zur Barrierefreiheit (zum Beispiel Schriftgröße und Kontrast) laufen vollständig auf unserem Server und in Ihrem Browser. Ihre Einstellungen werden lokal in Ihrem Browser gespeichert und nicht an uns übermittelt.
Die Vorlesefunktion nutzt die Sprachausgabe Ihres Browsers. Je nach Browser und Betriebssystem kann die Sprachausgabe über einen Dienst des jeweiligen Herstellers erfolgen; darauf haben wir keinen Einfluss.
Kunden und Vertragsdurchführung
Wenn Sie Kunde bei uns werden, verarbeiten wir die Daten, die für Vertrag, Leistung und Abrechnung nötig sind: Stammdaten, Vertragsdaten, Bankverbindung für Zahlungen und Erstattungen, Rechnungen und unsere Korrespondenz mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen bewahren wir so lange auf, wie es das Gesetz verlangt — je nach Art des Dokuments sechs, acht oder zehn Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Postservice: Wir nehmen Briefe und Einschreiben für Sie an. Haben Sie den Scanservice gebucht, öffnen und scannen wir Ihre Post und schicken sie Ihnen per E-Mail; mit der Weiterleitung senden wir sie Ihnen per Post nach. Die Inhalte Ihrer Post verarbeiten wir dabei in Ihrem Auftrag; dafür schließen wir mit Ihnen einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Originale gescannter Sendungen bewahren wir zehn Tage auf und vernichten sie danach datenschutzgerecht, sofern Sie nicht vorher die Abholung oder Nachsendung wünschen.
Virtuelle Telefonanlage: Die Telefonanlage stellen wir über unseren Partner RingCentral bereit. Für die Einrichtung und den Betrieb geben wir die dafür nötigen Daten — Name, Firma, E-Mail-Adresse, Rufnummern — an RingCentral weiter; Verbindungsdaten entstehen bei RingCentral und werden dort nach den Vorgaben des Telekommunikationsrechts verarbeitet.
E-Mail-Versand
E-Mails von dieser Website — etwa die Benachrichtigung über eine Anfrage und Ihre Eingangsbestätigung — versenden wir über den Mailserver unseres E-Mail-Anbieters. Die Übertragung ist verschlüsselt. Bitte beachten Sie, dass eine normale E-Mail auf dem Weg zum Empfänger nicht in jedem Fall Ende zu Ende verschlüsselt ist. Wenn Sie uns besonders vertrauliche Unterlagen schicken möchten, sprechen Sie uns gern auf einen anderen Weg an.
Empfänger Ihrer Daten
Ihre Daten erhalten bei uns nur die Personen, die sie für ihre Aufgabe brauchen. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn es für den Vertrag nötig ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können sein: unsere technischen Dienstleister für Hosting und E-Mail (als Auftragsverarbeiter), RingCentral für die Telefonie, unsere Bank für den Zahlungsverkehr, unser Steuerberater sowie Behörden, soweit eine gesetzliche Pflicht besteht, zum Beispiel nach dem Geldwäschegesetz.
Wie lange wir Daten speichern
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Die konkreten Fristen stehen bei den einzelnen Abschnitten. Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, löschen wir, sobald Sie die Einwilligung widerrufen, sofern keine andere Rechtsgrundlage besteht.
Ihre Rechte
- Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Einer Verwendung Ihrer Daten für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.
Keine automatisierte Entscheidung
Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen, und erstellen kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Leistungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
Stand: Oktober 2026
